Beaucoup moins de travail administratif

Depuis 11 ans, Willy Reynders Garden Architecture se développe grâce à la numérisation

De la part d'une entreprise de jardinage ayant quarante ans d'expérience au compteur, on pourrait s'attendre à une structure difficile à manier, cachée derrière des piles de papier. Une supposition erronée, comme le prouve Willy Reynders Tuinarchitectuur. L'entreprise, active dans la conception, la construction et l'entretien de jardins principalement privés, a sciemment pris le train de la numérisation et, en partie grâce à Groensoft, peut se targuer d'un palmarès florissant, depuis sa ville natale de Beringen jusqu'au-delà des frontières des Pays-Bas, de l'Allemagne et même de la France.

Onze années se sont écoulées depuis que Willy Reynders Garden Architecture a troqué les feuilles Excel habituelles pour Groensoft. “C'est mon frère qui m'a encouragé à le faire”, se souvient le paysagiste Piet Rietveld. “Il travaillait avec le logiciel connexe Bouwsoft et m'a conseillé d'en faire autant. Depuis, nous sommes des utilisateurs fidèles. D'autant plus que lorsque nous avons intégré le groupe APK il y a deux ans et qu'il a été question de migrer vers un autre progiciel, comme dans le reste du groupe, nous avons tenu bon et obtenu une exception”.”

Cadres de plantes en couleur

À l'époque où Willy Reynders Tuinarchitectuur a opté pour cette solution, il existait déjà quelques progiciels administratifs sur le marché, mais une chose a été décisive pour M. Rietveld : “Je voulais absolument pouvoir imprimer nos listes de plantes avec des photos et en couleur. Groensoft était unique en son genre à l'époque, et c'est encore aujourd'hui une caractéristique distinctive du progiciel.”

Par conséquent, il y a beaucoup de choses à modeler à sa guise dans les différentes bibliothèques et modules du progiciel. “Nous pouvons mettre dans Groensoft toutes les informations nécessaires sur certains matériaux, outils ou tarifs. En soi, cela apporte une flexibilité particulière, en ce sens que nous pouvons adapter parfaitement le progiciel à nos activités. De plus, chaque modification est également extrapolée à tous les documents connexes. Cela permet à notre administration d'économiser beaucoup de travail.”

Toujours et partout disponible

Ce qui avait commencé par des listes d'usines et des devis est aujourd'hui devenu un progiciel entièrement intégré. “Nous utilisons Groensoft en premier lieu pour les devis, les calculs, les post-calculs et la gestion des clients, mais aussi, par exemple, pour l'ensemble de notre système de courrier. Cela s'est déjà avéré très utile, non seulement au bureau, mais aussi à l'extérieur. Grâce à l'application Mobile Pro, par exemple, j'ai toujours accès au système. C'est pratique lorsque je veux vérifier rapidement ce qui est prévu sur le chantier, mais aussi à des fins de communication. Si je constate le samedi que certains travaux planifiés ne peuvent avoir lieu à l'heure prévue en raison des conditions météorologiques, par exemple, je peux en informer le client directement via l'application.”

Cependant, M. Rietveld était quelque peu hésitant lorsque Groensoft est passé d'un système local au nuage il y a environ quatre ans. “Je craignais en effet que certaines choses se déroulent moins bien, mais cette crainte s'est finalement avérée injustifiée. De plus, le fait qu'aucune copie locale ne soit faite aujourd'hui permet d'éviter les erreurs et les discussions et de tout rationaliser.”

Du bureau à la cour

Entre-temps, l'étape suivante, du bureau au chantier, fait également l'objet d'une préparation minutieuse. En effet, Groensoft a récemment introduit Didit, une application numérique de bons de travail qui permet de vérifier les travaux et les matériaux directement dans le système depuis le chantier. “En principe, nos équipes reçoivent chaque jour une impression de la feuille de mesure et du pré-calcul, sur laquelle elles indiquent sur place ce qui a été utilisé ou non. Mais aujourd'hui, nous laissons aussi quelques équipes tester Didit. Il est encore trop tôt pour tirer des conclusions, mais nous avons de grandes attentes. Car si tout est enregistré directement, les listes ne doivent plus être copiées manuellement dans le système, vous réduisez le nombre d'opérations administratives et gagnez ainsi beaucoup de temps. Pour ainsi dire, vous pouvez envoyer une facture avant même que l'équipe ne soit de retour au bureau.”